东非ICT项目筹备指南

1. 描述业务与日常使用

说明办公、会议、生产协作或访客管理等活动，以及各空间的使用人数。

区分开业必需功能与后续改善项；现有系统应说明问题及业务影响。

• 列出主要空间、人员和使用时段。
• 说明希望实现的效果。

2. 调查网络、电力与场地条件

核实现址的网络、布线、设备空间和供电情况，不套用其他项目的条件。

提供图纸与照片，标明未核实区域，并讨论是否需要勘察及备用电源。

• 标注现有设施及线缆路径。
• 记录信息来源和待核实项。

3. 统筹四类系统

音视频、安防通行、网络机房及楼宇控制可能共用网络、电力与布线路径。

应明确接口、联动功能和兼容性确认责任；接入同一网络并不等于完成集成。

• 列出共用设施与系统接口。
• 确定账号和权限管理人。

4. 比较工作范围与验收边界

用同一需求书询价，同时比较设备、安装、调试、培训及排除项。

订购前约定功能演示、测试位置、签认人，以及遗留问题和变更的处理方式。

• 说明由其他单位完成的工作。
• 约定测试记录和验收流程。

5. 准备交付资料与维护安排

讨论设备清单、图纸、配置、测试记录和操作说明的交付，安全移交管理权限。

结合地点与设备约定保修、报障、备件及巡检；现场与远程支持需明确范围。

• 指定资料保管人与培训对象。
• 书面约定支持责任和响应安排。

6. 提交跨地区项目需求

东非中资企业可用统一需求书协调总部、采购和当地团队，列明地点与现场联系人。

向德天提交资料时区分已确认项与待讨论项；多场地项目分别说明差异。

• 指定决策与现场协调联系人。
• 注明沟通语言和项目节点。

六项项目需求清单

可直接用于邮件，未知项填写“待确认”。